弊社の社内システムは基幹システムをはじめとする多くの業務効率化を目的としたシステムを自社開発しております。
本記事は総務業務における月末の各種書類データ確認に必要な工数を圧倒的に削減することを目的とした弊社独自開発AIエンジン(Carol-AI)についての説明です。
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導入前の課題 |
| ・総務担当数名による、月末の検収・請求処理に作業工数がかかりすぎる |
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課題解決の効果 |
| ・書類データをアップロードするだけでAIが書類を自動仕分け、大幅な工数削減に期待 |
| ・各担当による、書類データの提出工数までもを削減できる |
総務担当数名による検収・請求処理
弊社では毎月末、数百件にのぼる案件の検収処理・請求処理を数名の総務担当で実施しております。
検収・請求にいたる案件データは全てデータ管理されており集計・計算は自動化されておりますが、証跡となる各種書類データは御客様ごとに書式が異なり、その様式は多種多様であるため目視での確認を必要としています。
既製品での対応限界と「独自開発」という発想
AIによる文書自動判定システムは既に巷には数多く存在しておりますが、その多くが書式の定義を必要としており、新たな様式が発生する都度書式の更新が必要となります。事業領域拡大に伴い、常に新規顧客開拓している弊社にとって間接部門におけるシステム更新工数増大は本末転倒です。
そこで「自分たちが欲しいシステムがないなら作ればいい」という発想から弊社独自開発のAIエンジン「Carol AI」を開発することになりました。
受け取り側の総務だけでなく、提出側の各担当による提出工数も削減します
これまで月末の書類データ提出時には各現場担当管理者や担当営業が書類データを集めてとりまとめ総務が処理しやすいようにフォルダ分けを行ったファイル群をzip圧縮しメール提出。メール受信した総務はzip解凍したファイルをお客様単位にフォルダ分けを行い、順番にファイル確認していく。という作業を行っています。
この「提出から受取・仕訳」という工程を自動判別化することで大幅な工数削減が期待できます。
当システムは現在開発段階ですが、既に自動判別するAIエンジン(Carol-AI)は完成しており、現在精度向上のための改善を行っております。
弊社の社員が弊社の業務改善のために独自開発した仕組みであるからこそ、細やかな対応も可能にしています。
この取り組みで培ったノウハウは、必ず弊社のお客様にも還元できると信じております。更なる技術の向上・業務効率改善・お客様への還元を目的とし、今後も邁進してまいります。