医薬品会社様向け お客様相談室対応フォーム入力RPA

RPA導入により、作業時間の大幅な短縮とヒューマンエラーの削減を実現

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  • 本事例のポイント

    医薬品会社様ではお客様相談室として電話対応をされております。
    お客さまの個人の情報やお問い合わせ内容を対象のフォームに手動で入力されており、時間がかかってしまっている課題を抱えていました。

    そこで、フォーム入力を行うRPAを開発し、業務の効率化を図りました。

     

     

    導入前の課題

    ・お客さまの個人情報やお問い合わせ内容をフォームに入力するまでに人数と工数を多く要していた
     ・電話対応における業務数が多いため、確認漏れや入力ミスが日常的に発生していた

     

     

    課題解決の効果

    ・フォーム入力の部分を自動化することにより、その業務にかかる人数と時間を短縮した
    ・電話対応の業務数を減らすことによりミスが減り、業務の効率化に繋がった

     

     

     

    背景・課題

    作業量の増加と工数の肥大化

     

    当医薬品会社様ではお客様相談室を設けており、日々お客さまからのお問い合わせに対応しています。

    お問い合わせの内容や個人情報を把握するため、独自のフォームを使用して管理しています。

    ただし、お問い合わせの多さに対してフォームへの入力作業が追い付いておらず、サポート対応しきれていない問題が発生いたしました。

     

    解決策と効果

    当社4名体制で電話対応のフォーム入力を自動化するRPAシステムを開発

     

    当医薬品会社様と協力し、Excelにまとまったお問い合わせの情報をフォームに自動で入力するシステムをRPAにて開発しました。

    また、書類の送付が必要であればRPAで印刷作業も行います。このシステム開発により、お客様相談室のオペレータの皆様の工数削減と正確な作業を行うことに成功しました。

     

     

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    今後の展望

    更なる業務効率化を目指し、お客様への還元に繋げる

     

    今後もRPAシステムの機能を拡張し、より多くの業務プロセスを自動化することで、オペレータの負担をさらに軽減し、対応速度を向上させていきたいと考えております。

    継続的なシステム改善を進めるため、RPAシステムの運用状況をモニタリングし、必要に応じて機能のアップデートや新たな自動化プロセスの導入や提案を行うことで、常に最新の業務ニーズに対応できる体制を維持します。

    また、セキュリティとコンプライアンスの強化も欠かせません。個人情報を取り扱う業務が多いため、セキュリティ対策を強化し、コンプライアンスに準拠した運用を徹底することで、顧客情報の安全性を確保します。

    これらの取り組みにより、お客様相談室だけに留まらず、業務効率化と顧客満足度の向上を実現し、競争力のあるサービス提供を目指します。

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